Datenschutzbestimmungen

1. Unternehmen

Invico Capital Corporation AG, Kirchgasse 24, 8001 Zürich ist ein Unternehmen, das Dienstleistungen im Finanzsektor anbietet. Die von Invico Capital Corporation AG angebotenen Dienstleistungen umfassen: Treuhand, Beratung, Personaladministration, Lohnbuchhaltung, Finanzen, Buchhaltung, Steuern und Rechtsberatung.

2. Datenverarbeitung

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, insbesondere welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt auch die Übermittlung von Daten, die Aufbewahrungsfrist und Ihre Rechte. Personenbezogene Daten (im Folgenden auch Daten genannt) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Der Begriff "Datenverarbeitung" ist situationsbezogen zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit personenbezogenen Daten, unabhängig von den verwendeten Mitteln und Verfahren, insbesondere die Erhebung, Speicherung, Verwendung, Veränderung, Weitergabe, Archivierung oder Vernichtung von Daten. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben in dem gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen der Schweiz. Wir erheben Personendaten transparent und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Umfang und so lange bearbeitet, wie es für unsere Aufgaben und Pflichten erforderlich ist.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

4.1. Allgemeine Kontakt- und Basisdaten

Je nach Zweck der Datenverarbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich erheben wir unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten.

Wir verarbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden mindestens die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Beruf, Angaben zum Arbeitgeber oder zur Tätigkeit, Titel, AHV-Nummer, Angaben zum Lebenslauf, verwaltetes Vermögen, Aufschlüsselung von Lohn, Vermögen und Verbindlichkeiten, Tätigkeit des Ehegatten, Einkommen der Ehefrau/des Ehegatten, Beschreibung der wirtschaftlichen Herkunft der eingebrachten Vermögenswerte, sämtliche Bankdaten der Bankbeziehungen, Ausweisdokumente wie Pass, Identitätskarte, ID-Karte usw...., Auszüge aus dem Handelsregister, Angaben zum Risikoprofil und zur Anlagestrategie (Vermögensverwaltungsvertrag) sowie weitere für die Ausübung erforderliche Personendaten, z.B. Formulare A - T

• E-Mail und schriftliche Korrespondenz (Post)

Darüber hinaus erheben und verarbeiten wir je nach Zweck der Datenverarbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich weitere Daten gemäß den Beschreibungen in den folgenden Abschnitten:

4.2. Daten für die Bearbeitung des Mandats

Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und die Kommunikation mit unserer Kundschaft verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Allgemeine Kontakt- und Basisdaten gemäß Punkt 4.1

• Für Unternehmen:

  - Rechtsform, Stammkapital und eingezahltes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Wirtschaftsprüfer, Umsatz im In- und Ausland, erzielter Jahresumsatz pro Tätigkeitsbereich, Registernummer.

  - Niederlassungen: Ort der Niederlassung, Firmenname, Anschrift, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache

  - Angaben zum Personalbestand: Abteilungen, Anzahl der Mitarbeiter oder Verantwortlichen, Vollzeitäquivalente

• Finanzielle Informationen

• Daten zur Risikobewertung:

  - Auszüge aus dem Betreibungsregister und Strafregister

  - Leitung und Kontrolle des Unternehmens

• Angaben zu den am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Aktionären und Mitgliedern der Geschäftsführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Staatsangehörigkeit, Funktion, Stimmenanteil, Angaben zur Tätigkeit im Unternehmen

• Angaben zu den an der Gesellschaft beteiligten Unternehmen und Stiftungen: Firmenname, Sitz, Abteilung, Grad der Beteiligung

• Kontaktinformationen: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer

• Angaben über die Beschäftigung der verantwortlichen Personen bei Drittunternehmen und ggf. Name, Vorname, Unternehmen, Branche, Funktion und Grad der Beschäftigung

• Informationen über den Aktienbesitz

• Zahlungsinformationen

• Mandatsdaten wie zum Beispiel:

  - Satzungen, Protokolle, Verträge

  - Mitarbeiterdaten (Gehalt, Sozialversicherung); - Buchhaltungs- und Steuerinformationen

• Kundenlisten mit Details wie Eintrittsdatum, Austrittsdatum, verwaltetes Vermögen, etc.

• Verschiedene Verträge, z. B. Vermögensverwaltungsverträge, Treuhandvertrag

• Mehrere Dokumente wie die Formulare A - T

• Alle Bankdokumente: Bankverträge, Bankkontoauszüge, Depotauszüge, Transaktionsjournale usw.

• Kopien von Personalausweisen, Reisepässen, Identitätskarten usw.

Diese Daten werden in erster Linie im Zusammenhang mit Beratungsleistungen verarbeitet. Es handelt sich hauptsächlich um Daten unserer Kunden. Es können aber auch Dritte betroffen sein, wie z.B. Mitarbeiter, Kontaktpersonen oder Personen, die in einem (vertraglichen) Verhältnis zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können sich daher ebenfalls auf diese Datenschutzerklärung berufen, müssen aber auch selbst Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze ergreifen. Die Datenverarbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätskontrolle. Sie dient auch der Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen. - besonders schützenswerte Personendaten wie Gesundheitsdaten, Betreibungs- oder Konkursdaten usw.

Die Daten werden in der Regel direkt von den Auftraggebern übermittelt und bereitgestellt. Je nach Art und Umfang des Auftrags können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können sie auch direkt beim Arbeitgeber der betroffenen Personen erhoben werden.

4.3. Daten für Mailings und Rundschreiben

Für den Versand von Informationen über Veranstaltungen, Veröffentlichungen usw. (Marketingzwecke) und für den Versand von Newslettern verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Allgemeine Kontakt- und Basisdaten gemäß Punkt 4.1.

Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, die Kommunikation mit unseren Kunden und die Pflege unseres Kundenstamms erforderlich. Informationen im Zusammenhang mit Marketing, Mailings und Newslettern werden auch statistisch ausgewertet, um unsere Dienstleistungen zu verbessern. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Marketingzwecke jederzeit widersprechen oder den Newsletter abbestellen.

4.4. Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Die folgenden personenbezogenen Daten werden für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verarbeitet:

• Allgemeine Kontakt- und Basisdaten gemäß Punkt 4.1

• Informationen über den Arbeitgeber (z. B. Unternehmen, Adresse, E-Mail-Adresse), die Teilnehmer und die Referenten

• Informationen über die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

• Zahlungsinformationen

• Möglicherweise Bilder oder Videos

4.5. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Sitzungen, Videokonferenzen und/oder Webinare usw.)

Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit Microsoft Teams durchgeführt. Für die direkte Kommunikation per Telefon, E-Mail, Collaboration-Lösung oder Chat können wir und unsere entsprechenden Dienstleister die folgenden personenbezogenen Daten im erforderlichen Umfang verarbeiten:

• Allgemeine Kontakt- und Basisdaten gemäß Punkt 4.1

• Sonstige in der E-Mail-Kommunikation enthaltene personenbezogene Daten

• Kommunikationsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und Dauer der Kommunikation

• Videokonferenzaufzeichnungen, falls erforderlich

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, um unsere Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte bereitzustellen und zu verbessern.

4.6. Lieferanten und andere Vertragspartner

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern, die für uns Dienstleistungen oder Lieferungen erbringen:

• Allgemeine Kontakt- und Basisdaten gemäß Punkt 4.1

• Finanzielle Informationen wie z. B. Bankverbindungen; § Im Vertrag enthaltene Informationen (z. B. Angaben zu den verantwortlichen Mitarbeitern, Beratern, Informationen über die erbrachte Dienstleistung usw.)

Wir verarbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrages und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Wenn unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrages Zugriff auf unsere personenbezogenen Daten haben, z.B. IT-Unternehmen, Programmierer usw., schließen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

4.7. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und anderer elektronischer Kanäle

4.7.1. Server-Protokolldateien

Sie können unsere Website nutzen, ohne umfangreiche persönliche Daten preisgeben zu müssen. Der Server sammelt jedoch bei jedem Aufruf Nutzerinformationen. Diese Informationen werden vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Die Logfiles enthalten die folgenden Informationen:

• Datum, Uhrzeit des Zugriffs und Menge der Daten

• den verwendeten Browser und das Betriebssystem; § den Domainnamen des Anbieters

• die Seite, von der Sie zu unserer Website gekommen sind (Referred URL)

• die Suchanfrage

• die IP-Adresse

Die Erhebung dieser Daten ist technisch notwendig. Die erhobenen Daten dienen dazu, die Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten, ihre Nutzung zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen auch eine genaue Überprüfung im Falle des Verdachts einer unrechtmäßigen Nutzung unserer Website.

4.7.2. Cookies

Unsere Websites verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Wenn die Einstellungen Ihres Geräts es zulassen, verwenden wir Cookies und ähnliche Tools, um Ihnen ein optimales Surferlebnis auf unseren Websites zu bieten.

Cookies sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Auf diese Weise unterstützen sie die Darstellung unserer Website und helfen Ihnen, sich auf ihr zu bewegen. Cookies sammeln Daten wie z.B.:

• die IP-Adresse

• die Website, von der aus Sie uns besuchen

• die Art des Geräts, das Sie verwenden

• wie Sie unsere Suchfunktion nutzen (sog. Suchprotokoll)

• welche Maßnahmen Sie ergreifen, wenn Sie den Newsletter erhalten

Es ist auch möglich, unsere Website ohne Cookies zu besuchen. Sie können die Speicherung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers verhindern. Dies kann jedoch Ihre Fähigkeit, die Website zu nutzen, beeinträchtigen. Unter keinen Umständen werden wir Cookies verwenden, um Malware oder Spyware auf Ihrem Computer zu installieren.

4.8. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Durchsetzung von Ansprüchen

Wir können die oben genannten personenbezogenen Daten verarbeiten, um die Sicherheit zu gewährleisten und Ihre Rechte durchzusetzen, falls erforderlich. Zu diesem Zweck können wir sie auch an Dritte, z. B. an Gerichte oder Behörden, weitergeben.

5. Datenerhebung, Aufbewahrungsfrist, Sicherheitsmaßnahmen

5.1. Datenerhebung

Die in Ziffer 4 genannten personenbezogenen Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Dienstleistungen nutzen. Im Falle von Mandaten können die Daten je nach Art und Umfang des Mandats auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Die Daten können aber auch direkt von Dritten stammen, z.B. bei der Einholung von Schuldner- oder Gläubigerbestätigungen, Bankbestätigungen, etc. Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus den Medien und dem Internet, soweit dies im Einzelfall sachdienlich ist (z.B. im Rahmen einer Bewerbung, bei der Auswahl von Dozenten und Referenten), sowie Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Website (siehe Abschnitt 4.8).

5.2. Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, benötigt werden, wie wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen zur Aufbewahrung verpflichtet sind oder wie wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

5.3. Datensicherheit

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übertragungen, Anweisungen, Schulungen und Kontrollen. Die Daten werden in den von uns verwendeten Anwendungen und Software-Applikationen gespeichert. Die Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert.

6. Gemeinsame Nutzung von Daten und Datenübermittlung

Wir dürfen personenbezogene Daten an Dritte weitergeben, wenn Sie eingewilligt haben, wenn dies zur Erbringung der jeweiligen Leistung, zur Erfüllung des Vertragszwecks, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Die folgenden Kategorien von Empfängern können von uns personenbezogene Daten erhalten:

• Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Anbieter, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen)

7. Deine Rechte

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten sowie über die Herkunft, den Empfänger und den Zweck der Datenerhebung und -verarbeitung verlangen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen. Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung erforderlich sind, können oder dürfen nicht gelöscht werden. Sofern Daten nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder unserem überwiegenden Interesse an der Aufbewahrung unterliegen, werden wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin löschen. Besteht eine Archivierungspflicht, werden wir Ihre Daten sperren. Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen.

8. Schlussbestimmungen

8.1. Zuständige Stelle und Ansprechpartner

Soweit nicht anders angegeben, sind wir für die Datenverarbeitung gemäss dieser Datenschutzerklärung verantwortlich. Allgemeine Anfragen zum Datenschutz können Sie uns per Post oder E-Mail an Invico Capital Corporation AG, Kirchgasse 24, 8001 Zürich, oder info@invico.ch senden.

Bei Fragen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen, sowie bei Berichtigungs- oder Löschungsanträgen ist eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses des Nutzers beizufügen, um ihn zu identifizieren.

8.2. Anpassungen der Datenschutzpolitik

Wir können unsere Datenschutzrichtlinie ändern, indem wir sie auf der Website veröffentlichen oder Ihnen einen Brief oder eine E-Mail-Benachrichtigung schicken.